Privacy verklaring

Nijkerkerveen, 15 januari 2019

Gymnastiekvereniging Doto Nijkerkerveen (hierna: Doto Nijkerkerveen) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

De term ‘Persoonsgegevens’ verwijst naar informatie over u of uw kind persoonlijk, (naam, adres, mailadres, telefoonnummer, e-mail, enz.).

Houd er rekening mee dat als gevolg van zowel wijzigingen in de wet als de steeds veranderende aard van technologie ons privacybeleid onderhevig is aan wijzigingen. Telkens wanneer een wijziging plaatsvindt, werken we onze Privacyverklaring bij om u op de hoogte te houden van de wijzigingen. We raden u dus aan deze pagina regelmatig te bekijken.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Doto Nijkerkerveen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze
  zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze
  Privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke
  minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de
  verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de
  beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is
  voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop
  willen wijzen en deze respecteren.

Als Doto Nijkerkerveen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw
persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in
algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan
dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerken van persoonsgegevens van leden van de vereniging

Persoonsgegevens van leden worden door Doto Nijkerkerveen verwerkt ten behoeve
van de volgende doelstelling(en):

1. Ledenadministratie.
2. Financiële administratie

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Het inschrijfformulier lidmaatschap;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Doto Nijkerkerveen de volgende
persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Geslacht;
• Adres;
• Geboortedatum;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door Doto Nijkerkerveen opgeslagen ten behoeve
van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men lid is en daarna alleen in de financiële
  administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerken van persoonsgegevens van Medewerkers

Persoonsgegevens van Medewerkers worden door Doto Nijkerkerveen verwerkt ten
behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.
• Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Doto Nijkerkerveen de volgende
persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Salarisgegevens;
• Kopie ID;
• BSN-nummer;
• Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door Doto Nijkerkerveen opgeslagen ten behoeve
van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de
  financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerken van persoonsgegevens van vrijwilligers van de vereniging

Persoonsgegevens van vrijwilligers worden door Doto Nijkerkerveen verwerkt ten
behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte
  contacten

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Vrijwilligersovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Doto Nijkerkerveen de volgende
persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Doto Nijkerkerveen opgeslagen ten behoeve
van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men vrijwilliger is.

Verwerken van persoonsgegevens van Nieuwsbrief Abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door Doto Nijkerkerveen
verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.
• Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• Het inschrijfformulier lidmaatschap/Nieuwsbrief;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Doto Nijkerkerveen de volgende
persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Doto Nijkerkerveen opgeslagen ten behoeve
van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten en leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Doto Nijkerkerveen verwerkt
ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinde;
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Doto Nijkerkerveen de volgende
persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;
• Geslacht.

Uw persoonsgegevens worden door Doto Nijkerkerveen opgeslagen ten behoeve
van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële
administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerken van persoonsgegevens van prospect, stakeholder- en/of lobbycontacten
en/of andere geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of
geïnteresseerde worden door Doto Nijkerkerveen verwerkt ten behoeve van de
volgende doelstelling(en):

• Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte
  contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op
  LinkedIn;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Doto Nijkerkerveen de volgende
persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Doto Nijkerkerveen opgeslagen ten behoeve
van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontacten
  en/of geïnteresseerde.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken
indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven
doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken
wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw
persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte
gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht
en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een
onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen
wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te
geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier
schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Doto Nijkerkerveen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben
we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Doto Nijkerkerveen van uw gegevens kennis kunnen
  nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als
  daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij
  fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van
  persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens
die wij van u hebben ontvangen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking
van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze
verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te
laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan
voornoemde verzoeken. Uw verzoek wordt binnen 30 dagen afgehandeld.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven
toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te
trekken.